Hackathon remoto? Nós descobrimos que é possível e tão produtivo quanto a versão ao vivo

Marcio Martino, Senior Product Manager, conta como foi promover o primeiro Hackathon em distanciamento social, e por que esse evento é tão importante para a empresa.

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“Tudo começa no Hackathon”. Essa é uma frase que se ouve muito dentro da Wildlife, e que simboliza a importância desse evento para a nossa cultura. Eu explico o porquê: ultimamente temos realizado cerca de três Hackathons por ano na empresa, e eles têm sido essenciais para o lançamento de novos jogos e para o desenvolvimento de protótipos.

A primeira edição aconteceu em 2013, e desde então realizamos mais de 20 eventos do tipo, sempre com um calendário que encoraja a participação de todos os Wilders no desenvolvimento acelerado de protótipos, que podem vir a se tornar produtos completos. Zooba, Colorfy e muitos outros títulos foram criados ao longo da maratona de quatro dias, que conta com o trabalho árduo de grande parte da empresa – e algumas surpresas divertidas.

Esse é o nosso maior evento, e para ter dedicação total dos participantes, os times envolvidos com produção de jogos e arte congelam seus projetos do dia a dia para focar 100% nessa empreitada.

Algumas pessoas têm a inscrição automática na maratona – é o caso de profissionais de Engenharia, Arte, Produto e Data Science –, mas times QA, RH, Ops, Tech Services e Finanças também podem participar. O escritório também ganha uma cara nova, com direito a comes e bebes, e um espaço dedicado às nossas “Surpresas da Madrugada” (essa é uma marca registrada dos nossos Hackathons, mas vou falar mais sobre isso logo mais).

Deu para perceber o quanto a Wildlife investe no Hackathon como uma ferramenta para potencializar o trabalho dos Wilders? Pois é, mas em 2020 fomos obrigados a rever tudo isso, e inventar uma nova forma de fazer a nossa querida e tradicional maratona.

SAIR DA ROTINA PARA ESTIMULAR A CRIATIVIDADE

Estamos isolados há mais de 100 dias e a pandemia da COVID-19 afetou a vida de todos nós. Pessoas habituadas a se dirigir a um escritório se viram forçadas a adotaram a política do trabalho remoto, e mesmo empresas com mais experiência no digital acabaram criando, às pressas, práticas de Work From Home “na marra”.

Aqui na Wildlife, não foi diferente: embora nós tenhamos uma “pegada digital” (afinal, somos uma empresa de tecnologia) e todos os nossos colaboradores tenham experiência lidando com o trabalho remoto, nós valorizamos o “corpo a corpo” no dia a dia. Seja para ir até a mesa de um programador para discutir um protótipo ou realizar um evento interno.

Logo, a pergunta que ecoou ao longo de muitas semanas na nossa cabeça foi: “Como transformamos uma ocasião essencialmente física em uma experiência digital, sem sacrificar a qualidade e velocidade do desenvolvimento dos projetos?”. Essa foi uma questão-chave não só para o time de Produtos, em relação ao andamento do trabalho dos grupos, mas para todo o time de Eventos – formado pela Priscila Caixeta, Tais Stofelli, Samara Santos e Paula Barrios.

A Pri, gerente de Eventos, é uma veterana de Hackathon e tem um carinho especial pelo evento. Ela deve receber uma infinidade de mensagens ao longo da maratona, com toda a certeza, porque é reconhecida por toda a Wildlife pelo trabalho cuidadoso que realiza em todas as edições.

Quando perguntei como ela enxergava esse desafio que assumimos três vezes ao ano, ela me respondeu: “Sabemos o quanto os Wilders trabalham duro durante esses 4 dias – são poucas horas de sono e muitas horas de dedicação –, então a gente pensa em cada detalhe para deixar esse momento mais empolgante e especial pra eles. Queremos entender qual é o sentimento dos participantes quando abrem o nossos presentes. É uma responsabilidade enorme e existe muito carinho envolvido em cada entrega, surpresa e ação que fazemos dentro do evento.”

Então, como já era de se esperar, o time de Eventos caprichou para reproduzir no ambiente virtual tudo o que tínhamos de mais eficiente e divertido nas edições presenciais do Hackathon até os mínimos detalhes. De cara, um dos nossos maiores desafios seria acabar com a percepção de que os dias no distanciamento social parecem iguais.

O plano começou quando priorizamos os “recebidos” da galera. A primeira decisão importante foi instituir que logo no primeiro dia pela manhã as pessoas receberiam materiais de organização e auxílio na condução do dia a dia, para mostrar que havia algo novo acontecendo. Nos outros dias, o time de Eventos enviaria mais encomendas aos participantes, incluindo vouchers para que eles pudessem pedir seus pratos favoritos em casa..

Ou seja, presentes e boa comida já estavam garantidos. Mas esse era só o começo desse trabalho de adaptação, e ainda tínhamos questões técnicas e de organização dos times para enfrentar.

COMO FAZER TIMES REMOTOS TRABALHAREM EM SINCRONIA?

A base do Hackathon da Wildlife é a relação entre as equipes: encorajamos a formação de grupos de até quatro pessoas, e elas devem entregar um projeto de jogo totalmente inédito (preenchendo o chamado GDD, Game Design Document) e trabalhar, durante o evento, em estabelecer as funções principais desse projeto. Em suma, a entrega não é o jogo completo em si, mas sim a espinha dorsal que o sustenta. Com os projetos em mãos, levamos a ideia à direção e determinamos se vamos perseguir o vencedor do Hackathon como um produto definitivo.

É um exercício enorme de colaboração, e por isso comunicação é essencial, e não poderia ser diferente na edição remota. Nossos grandes aliados nessa missão são os nossos canais específicos do evento no Slack, que estão mais movimentados do que nunca nessa época de distanciamento social. Esses canais incentivam as pessoas a interagirem, não só compartilhando o progresso dos projetos, mas também o aspecto mais descontraído do trabalho em casa. Fotos de comida, dos pets e uma boa parcela de memes, é claro.

Isso tudo é importante para mostrar que os participantes, mesmo trabalhando remotamente, não estão sozinhos.

A ESTRUTURA É A MESMA, MAS AS SURPRESAS FUGIRAM DO PADRÃO

Foi importante manter a mecânica do Hackathon presencial não só para ser uma experiência mais familiar para quem já havia participado de outras edições, mas para preparar para as futuras edições presenciais aqueles que estavam participando pela primeira vez. E tem muita gente estreando no Hackathon. Só para você ter uma ideia, a Wildlife recebeu mais de 290 pessoas desde o início do ano – 190 já no modelo de Work From Home.

A nossa edição atual (que acontece enquanto você lê esse texto) também bateu recorde de inscrições, com 170 participantes. Então, é fácil concluir que o desafio fica cada vez maior. E aqui entra e explicação sobre a nossa “Surpresa da Madrugada”, como prometido.

Nas edições do Hackathon no escritório, sempre convidamos algum artista ou providenciamos alguma atração especial para animar o evento. E a nossa equipe de Eventos não seria maluca de criar um Hackathon remoto que não tivesse esse momento. Por isso, na nossa 20ª edição da maratona (e a primeira remota), o (comediante) Fábio Porchat foi chamado para se apresentar para os grupos pelo Zoom. Foi uma experiência e tanto ver mais de 300 pessoas conectadas, curtindo o stand up inesperado.

Já na edição atual, seguimos por um caminho diferente, com uma atividade mais “mão na massa”. Os participantes tiveram de desvendar um desafio fictício, e trabalhar em grupo (olha a colaboração aí de novo) para resolver um enigma, em troca de alguns prêmios bem interessantes. Foi divertido e intenso – como tudo o que acontece durante o Hackathon.

APRENDIZADOS PARA O FUTURO

A história do nosso primeiro Hackathon remoto é de sucesso, mas também nos ensinou muita coisa, e pretendemos levar isso adiante nas próximas edições. Incentivamos nossos colaboradores a nos enviarem seus feedbacks e sugestões. Coletamos muitas opiniões, principalmente na parte de finalização de projetos.

Um grande aprendizado foi em relação ao grand finale do evento. Na primeira edição remota, decidimos durante o evento que, ao final da competição, os grupos fariam uma rápida apresentação de seus protótipos por meio de vídeos pré-gravados por eles, de suas casas. Acabou sendo algo mais improvisado e feito meio em cima da hora, embora o resultado tenha sido bem satisfatório. Agora, incluímos essa parte oficialmente nos procedimentos de condução do Hackathon e, na edição atual, nossas equipes já estarão melhor preparadas para isso também.

Outra novidade que decidimos manter foi a nossa “Rádio Hackathon”, formato em que fixamos um horário para que todos participem da mesma ligação no Zoom para descobrir as novidades do evento, acompanhar o trabalho dos grupos e participar de sorteios.

Enquanto uma quantidade recorde de participantes se desdobra no nosso 21º Hackathon, eu escrevo este texto no meio da correria junto com o pessoal da Organização dos times de Eventos, TI, Comunicação e Produto, tentando garantir que tudo corra bem para que essa edição seja mais incrível que a anterior – e torcendo para que a gente conheça o novo grande jogo da Wildlife em alguns dias.

 

Codar com bom uma boa trilha sonora é melhor! Confira a playlist criada por todos os participantes da 21ª edição do nosso Hackathon.